Checklist tham gia triển lãm cho người mới: Chuẩn bị 60 ngày cho sự kiện 2 ngày

Nhiều doanh nghiệp lần đầu tham gia hội chợ thường lầm tưởng rằng chỉ cần mang sản phẩm đến và bày ra là xong. Tuy nhiên, thực tế là: “Triển lãm diễn ra trong 2 ngày, nhưng sự thành bại đã được quyết định từ 2 tháng trước đó”. Một sự chuẩn bị hời hợt, nhất là trong khâu thiết kế thi công gian hàng triển lãm, không chỉ lãng phí ngân sách mà còn làm xấu đi hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác quốc tế.

thiết kế thi công gian hàng triển lãm — Thiết kế thi công gian hàng triển lãm Vietnmplas Kuo Chi – Kconcept – Vietnamplas exhibition booth design and build

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ, Kconcept đã tổng hợp bản checklist “sống còn” giúp bạn làm chủ mọi kỳ triển lãm ngay từ lần đầu tiên.

Checklist tham gia triển lãm cho người mới: Chuẩn bị 60 ngày cho sự kiện 2 ngày

Giai Đoạn 1: Trước 60 Ngày – Xác Định Chiến Lược Và Đặt Chỗ

Đây là giai đoạn đặt nền móng. Đừng đợi đến sát ngày mới bắt đầu nghĩ về việc mình sẽ xuất hiện như thế nào.

Xác định mục tiêu rõ ràng: Bạn muốn thu thập thông tin khách hàng (Leads), ký kết hợp đồng ngay tại chỗ hay chỉ đơn thuần là tăng nhận diện thương hiệu?
Lựa chọn vị trí mặt bằng: “Vị trí là tất cả”. Hãy ưu tiên các khu vực gần lối ra vào, khu vực trung tâm hoặc các vị trí góc có 2 mặt tiền.
Lựa chọn phong cách thiết kế gian hàng triển lãm: Doanh nghiệp sẽ dùng gian hàng tiêu chuẩn của BTC hay thuê đơn vị ngoài để thiết kế gian hàng triển lãm tự dựng (custom booth) nhằm tạo dấu ấn riêng?

Giai Đoạn 2: Trước 45 Ngày – Thiết Kế Và Chốt Phương Án Thi Công

Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với đơn vị chuyên môn như Kconcept.

Duyệt bản vẽ 3D: Kiểm tra kỹ màu sắc nhận diện, chiều cao logo và luồng di chuyển của khách hàng trong gian hàng.
Chốt vật liệu thi công: Lựa chọn vật liệu phù hợp với ngân sách (gỗ, nhôm, mica hay bạt hiflex) nhưng vẫn phải đảm bảo tính thẩm mỹ.
Đăng ký các dịch vụ tại hội chợ: Điện, nước, internet, thẻ đeo cho nhân sự và các giấy phép cần thiết từ ban tổ chức.

Giai Đoạn 3: Trước 30 Ngày – Marketing Và Đào Tạo Nhân Sự

Đừng ngồi đợi khách hàng tự tìm đến, bạn phải kéo họ về gian hàng của mình.

Chiến dịch Marketing: Gửi thư mời đến các đối tác chiến lược, thông báo lịch trình triển lãm trên mạng xã hội và website doanh nghiệp.
Sản xuất vật phẩm quảng cáo: Chuẩn bị Brochure, Catalogue, Danh thiếp (Namecard) và quà tặng doanh nghiệp (quà tặng càng sáng tạo, tỷ lệ khách nhớ đến bạn càng cao).
Đào tạo đội ngũ trực booth: Nhân sự cần hiểu sâu về sản phẩm, có kỹ năng giao tiếp tốt và biết cách xử lý tình huống linh hoạt.

Giai Đoạn 4: Trước 7 Ngày – Kiểm Tra Cuối Cùng (The Final Check)

Mọi thứ phải được sẵn sàng để tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.

Kiểm tra hàng hóa: Đóng gói sản phẩm trưng bày kỹ lưỡng, tránh va đập khi vận chuyển.
Lịch trình lắp dựng: Xác nhận lại thời gian bắt đầu thi công gian hàng triển lãm với đơn vị nhà thầu.
Bộ kit xử lý khẩn cấp: Chuẩn bị sẵn kéo, băng keo, ghim bấm, và một số thuốc cơ bản (cho nhân sự trực booth).

Giai Đoạn 5: Ngày Triển Lãm – Thực Thi Và Kết Nối

Trong 2 ngày diễn ra, mỗi giây phút đều là cơ hội.

Quản lý luồng giao thông: Áp dụng nguyên tắc UX (đi – đứng – xem) để dẫn dắt khách hàng trải nghiệm sản phẩm tốt nhất.
Ghi nhận thông tin (Lead Generation): Sử dụng các ứng dụng hoặc sổ tay ghi chép lại nhu cầu của từng khách hàng để có kế hoạch chăm sóc sau đó.

Tại Sao Doanh Nghiệp Lần Đầu Tham Gia Nên Chọn Kconcept?

Chúng tôi hiểu rằng lần đầu luôn đi kèm với sự lo lắng. Kconcept không chỉ là đơn vị thi công, chúng tôi là “cố vấn” chuyên nghiệp của bạn:

Tư vấn quy trình trọn gói: Giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định của BTC, từ khâu xin phép đến khi tháo dỡ.
Cam kết tiến độ: Chúng tôi hiểu giá trị của thời gian. Gian hàng luôn được bàn giao trước giờ khai mạc để bạn có thời gian chuẩn bị sản phẩm.
Chất lượng chuẩn xác: Biến những ý tưởng trên giấy thành những không gian thực tế đẳng cấp, giúp bạn tự tin cạnh tranh với các đối thủ lâu năm.