Sốc Vì Chi Phí Phát Sinh? Bảng Kiểm Tra Chi Phí “Ẩn” Khi Thiết Kế Thi Công Gian Hàng Triển Lãm

Nhiều doanh nghiệp khi lập kế hoạch tham gia hội chợ thường chỉ tập trung vào hai con số lớn nhất: phí thuê mặt bằng của Ban tổ chức (BTC) và chi phí thiết kế thi công gian hàng triển lãm. Tuy nhiên, thực tế thường “phũ phàng” hơn khi hàng loạt chi phí phụ lục xuất hiện vào phút chót, khiến ngân sách bị đội lên từ 20% đến 30%.

Để giúp bạn quản lý tài chính minh bạch và chủ động, Kconcept đã tổng hợp bảng checklist các loại “chi phí ẩn” mà bạn thường bỏ lỡ dưới đây.

Tổng Hợp Bảng Checklist Các Loại “Chi Phí Ẩn” Mà Bạn Thường Bỏ Lỡ

Các Loại Phí Từ Ban Tổ Chức (BTC) Và Tòa Nhà

Đây là nhóm chi phí dễ gây tranh cãi nhất vì doanh nghiệp thường lầm tưởng phí thuê mặt bằng đã bao gồm tất cả.

• Phí quản lý thi công (Management Fee): Đây là phí mà tòa nhà hoặc trung tâm triển lãm thu để giám sát quá trình nhà thầu làm việc. Thường tính theo m2.
• Tiền ký quỹ thi công (Refundable Deposit): Một khoản tiền lớn doanh nghiệp phải đóng trước để đảm bảo không làm hư hại mặt bằng. Khoản này sẽ được hoàn trả nhưng bạn cần dự trù dòng tiền để đặt cọc.
• Phí điện, nước, internet: BTC thường tính phí kết nối nguồn điện từ trạm tổng về gian hàng và phí tiêu thụ điện năng theo công suất đăng ký.
• Phí làm việc ngoài giờ (Overtime Fee): Nếu đơn vị thi công của bạn cần thêm thời gian ban đêm để hoàn thiện, tòa nhà sẽ thu phí này rất cao.

Chi Phí Vận Chuyển Và Logistics (Vùng “Mù” Ngân Sách)

Việc đưa hàng hóa từ kho đến gian hàng và ngược lại chứa đựng nhiều chi phí phát sinh:

• Phí xe nâng và bốc xếp: Tại các trung tâm triển lãm lớn (như SECC), bạn thường không được tự ý bốc xếp mà phải sử dụng dịch vụ xe nâng nội bộ của tòa nhà.
• Phí lưu kho tạm thời: Nếu hàng hóa đến sớm hơn giờ dàn dựng hoặc cần gửi lại sau khi kết thúc, bạn sẽ phải trả phí kho bãi.
• Phí lưu giữ vỏ thùng (Crate Storage): Sau khi dỡ hàng, các thùng gỗ/hộp carton cồng kềnh cần chỗ để gửi trong suốt 2-3 ngày triển lãm.

Chi Phí Kỹ Thuật Và Vận Hành

• Phí vệ sinh và đổ xà bần: Sau khi thiết kế thi công gian hàng triển lãm xong, rác thải xây dựng (vụn gỗ, thảm thừa…) phải được dọn dẹp. Nhiều BTC thu phí đổ rác rất nặng nếu bạn bỏ lại tại hiện trường.
• Thẻ đeo (Badges) bổ sung: BTC thường chỉ cấp một số lượng thẻ miễn phí giới hạn. Nếu đoàn nhân sự của bạn đông, bạn sẽ phải mua thêm thẻ.
• Bảo hiểm gian hàng: Một số triển lãm quốc tế bắt buộc doanh nghiệp phải mua bảo hiểm cháy nổ hoặc trách nhiệm dân sự trong những ngày diễn ra sự kiện.

Bảng Checklist Tóm Tắt Để Quản Lý Ngân Sách Minh Bạch

Hãy đánh dấu (v) vào các mục này khi bạn nhận báo giá từ bất kỳ đơn vị nào:

Giải Pháp Từ Kconcept: Báo Giá Trọn Gói – Không Chi Phí Ẩn

Tại Kconcept, chúng tôi thấu hiểu sự lo lắng của doanh nghiệp về việc “đội vốn”. Triết lý làm việc của chúng tôi là sự minh bạch tuyệt đối:

• Báo giá bóc tách chi tiết: Chúng tôi luôn liệt kê rõ các khoản phí quản lý tòa nhà, phí vệ sinh trong hợp đồng để doanh nghiệp không bị bất ngờ.
• Tư vấn phương án tối ưu: Thay vì để bạn tự bơi giữa đống quy định của BTC, Kconcept sẽ thay mặt bạn làm việc với tòa nhà để đăng ký các dịch vụ điện nước một cách tiết kiệm nhất.
• Trách nhiệm đến cùng: Mọi chi phí liên quan đến lỗi chủ quan trong quá trình thi công (như phí làm ngoài giờ do chậm tiến độ) sẽ do Kconcept chịu trách nhiệm, không đẩy sang khách hàng.

Một kế hoạch tài chính minh bạch là bước đệm vững chắc cho một kỳ hội chợ thành công. Đừng để những chi phí “ẩn” làm gián đoạn chiến dịch marketing của bạn. Hãy chọn một đối tác thiết kế thi công gian hàng triển lãm có tâm và có tầm để mọi con số luôn nằm trong tầm kiểm soát.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

KCONCEPT

Số 19, đường số 32, Rio Vista, phường Phước Long B, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

Email: kconceptco.servicer@kconcept.com.vn

Tel: ( +84 ) 909 157 169 – ( +84 ) 969 363 660

>> Tìm hiểu thêm: công ty thiết kế thi công văn phòng uy tín chất lượng